Biểu mẫu là gì?

Biểu mẫu là một tài liệu có các khoảng trắng để viết hoặc chọn, cho một loạt các tài liệu có nội dung tương tự nhau. Các tài liệu thường có các phần in chung. Để hiểu theo một nghĩa rộng hơn, biểu mẫu còn được hiểu là một loại tài liệu thực hiện hai mục đích chính đó là thu thập thông tin, cung cấp thông tin hay kết hợp cả hai mục đích đó vào trong một biểu mẫu. Chính vì vậy, có thể nói bạn đã, đang và sẽ gặp biểu mẫu ở trong mọi công việc mà bạn thực hiện. Từ đơn đăng ký khám chữa bệnh khi bạn đi khám đến việc tìm hiểu về một hội thảo mà bạn hứng thú rồi đăng ký tham gia nó. Hay ngay cả khi bạn thực hiện khảo sát nhằm đánh giá chất lượng phục vụ cho một nhà hàng bạn tới để dùng bữa.

Tầm quan trọng của biểu mẫu

Dù cho biểu mẫu xuất hiện ở trong mọi tác vụ của cuộc sống hiện đại, tuy nhiên để nhìn được ra tầm quan trọng cũng như tiềm năng to lớn của biểu mẫu đem lại thì đó lại là điều số ít người thực sự làm được. Ngoài phục vụ những nhu cầu từ rất giản đơn đến những nhu cầu phức tạp hơn, biểu mẫu luôn là một phương án mà bạn luôn phải cân nhắc đến. Cụ thể để sử dụng biểu mẫu thì ai cũng có tìm được một ứng dụng của biểu mẫu mà họ có nhu cầu sử dụng. Tuy nhiên, ngoài việc phục vụ những nhu cầu đơn giản đó, biểu mẫu còn sinh ra để phục vụ những nhu cầu sử dụng với mục đích mang tính ứng dụng cao hơn. Để sử dụng hết công năng cũng như hiệu quả mà biểu mẫu đem lại thì có lẽ biểu mẫu sẽ phát huy hết tiềm năng của mình nếu người làm biết cách tạo ra một biểu mẫu mang lại nhiều lợi ích nhất cho họ, thực hiện nhiều chức năng nhất chỉ trong một biểu mẫu. Đối tượng chúng tôi có thể nói đến ở đây là những tổ chức, doanh nghiệp khi mà đối tượng tiếp cận của họ thường là một nhóm người, một tệp khách hàng của riêng họ. Bài toán đặt ra cho họ là làm thế nào để tiếp cận nhóm đối tượng mục tiêu của họ một cách dễ dàng, nhanh chóng nhưng đồng thời đem lại sự hiệu quả cao.

Các loại biểu mẫu

Để tóm gọn lại, chúng ta có thể phân biệt biểu mẫu thành hai loại thường gặp nhất. Đầu tiên đó là khảo sát giấy, đây là loại khảo sát có thể được xem là nền tảng, nguồn gốc của loại khảo sát còn lại. Bất kể khi nào bạn gặp một tài liệu mà ngoài thông tin bạn nhận để tiếp thu nội dung của tài liệu đó, bạn còn có thể điền thông tin ngược lại trong biểu mẫu thì đó chính là biểu mẫu giấy. Loại thứ hai chính là biểu mẫu trực tuyến (biểu mẫu online). Và chính vì biểu mẫu trực tuyến ra đời trên cơ sở phát triển từ biểu mẫu giấy, việc nó không thực sự được biết đến hay ứng dụng đúng cách cũng là điều dễ hiểu. Dù cho thực tế là thế, sự xuất hiện của biểu mẫu thực sự không phải là điều còn quá mới, chỉ đơn giản là sự xuất hiện của nó không thực khiến mọi người để tâm tới. Mọi người coi sự xuất hiện của biểu mẫu trực tuyến đơn giản như mọi thứ khác được “số hóa” để phục vụ mục đích đem lại sự tiện lợi cho người sử dụng và lập tức vội vàng bỏ qua tiềm năng to lớn đằng sau nó.

Lợi ích của Biểu mẫu

Ứng dụng được trong nhiều ngành nghề

Ứng dụng đầu tiên mà tôi muốn nói đến như tôi cũng đã đề cập đến ở trên đó là tính ứng dụng cao của nó trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. Sẽ có rất nhiều ngành nghề mà nếu như những người thuộc ngành nghề đó nhìn nhận lại thì họ sẽ nhận thấy một điều rằng, hoặc là họ hoặc là những người xung quanh họ đã ít nhất sử dụng hay tiếp xúc với biểu mẫu một lần. Nhu cầu sử dụng biểu mẫu như một bản năng và chính vì bản chất việc sử dụng nó như một bản năng nên họ chỉ sử dụng nó như một nhu cầu thiết yếu nên sẽ không cần đặt quá nhiều câu hỏi về việc liệu họ có đang bỏ qua thứ gì không.

Tiết kiệm thời gian thu thập thông tin

Nếu như trước kia không có biểu mẫu, việc thu thập thông tin chỉ dừng lại ở việc trực tiếp gặp đối tượng mà mình cần thông tin đó, đặt những câu hỏi trực tiếp và thu nhận kết quả theo một cách rất thủ công. Thì đối mặt với những sự thay đổi chóng mặt của cuộc sống hiện đại, điều đó không còn đem lại hiệu quả cao khi mà thời gian của ai cũng là hữu hạn hay còn có thể nói điều đó là hoàn toàn không còn cần thiết với sự ra đời của biểu mẫu. Với việc bạn làm ra một biểu mẫu hướng tới một nhóm đối tượng lớn với sự tương đồng về nội dung thông tin mà bạn muốn biết về họ và gửi nó cho tất cả những người đó thay vì bạn tiếp cận và thu nhận thông tin một cách thủ công thì rõ ràng biểu mẫu sẽ phát huy được thế mạnh của nó hơn bao giờ hết. Và với sự giúp đỡ của công nghệ thì bài toán về việc cách tiếp cận và gửi biểu mẫu không còn là một bài toán khó giải.

Khắc phục hạn chế của việc tiếp xúc trực tiếp với đối tượng

Như tôi cũng đã nhắc đến ở trên, việc tiếp xúc trực tiếp với tượng sẽ có những hạn chế của nó. Ngoài việc bạn sẽ mất một khoảng thời gian tương đối để đạt được lượng thông tin mà bạn muốn thu thập, việc tiếp nhận thông tin một cách thủ công cũng phần nào ảnh hưởng đến chất lượng thông tin mà bạn thu thập được. Với một số người, việc họ phải chia sẻ hay chỉ đơn giản là tiếp xúc, gặp mặt với một người lạ đã là một điều quá đỗi khó khăn với họ. Nên thay vì làm vậy, bạn hoàn toàn có thể gửi cho họ một biểu mẫu và họ là người chủ động trả lời trong khoảng thời gian mà họ thoải mái nhất, họ có một khoảng thời gian để thực sự suy nghĩ về câu hỏi đó, từ đó đưa ra một câu trả lời chính xác cũng như đúng với ý của họ nhất.

Đơn giản hóa việc thực hiện khảo sát

Một trong những ứng dụng phổ biến nhất của biểu mẫu mà bất kỳ người làm dịch vụ, thương mại có thể ứng dụng đó chính là làm khảo sát. Với một doanh nghiệp biết được khách hàng của mình đang nghĩ gì, mong muốn gì ở mình thì gần như họ đã đạt được 50% sự thành công. Điều duy nhất họ cần phải làm là làm mọi cách để đáp ứng được những yêu cầu đó của khách hàng. Vậy nên việc thực hiện khảo sát được coi là điều bắt buộc nếu như bạn muốn có một doanh nghiệp thành công. Vậy cụ thể, khảo sát có thể giúp được gì cho doanh nghiệp của bạn? Tiếp cận và phân loại khách hàng của bạn: Một sản phẩm/dịch vụ dù tốt đến đâu nhưng nếu đối tượng khách hàng đang hướng tới không có nhu cầu với sản phẩm/dịch vụ đó thì doanh nghiệp đó đã thất bại ngay từ bước đầu. Hãy thu hẹp phạm vi khách hàng của bạn một cách tối ưu nhất có thể, sau đó với việc thực hiện một cuộc khảo sát, bạn sẽ nhanh chóng tìm ra câu trả lời cho ai là khách hàng của bạn, ai là khách hàng tiềm năng cũng như những người sẽ không bao giờ có nhu cầu với sản phẩm/dịch vụ của bạn. Giải quyết những vấn đề nội bộ: khảo sát không phải chỉ có thể ứng dụng với khách hàng của bạn, nó cũng có thể giúp bạn giải quyết các vấn đề thuộc nội bộ công ty. Khảo sát nhân viên của mình để tìm ra vấn đề đang tồn tại trong công ty, để quan tâm đến chính những con người đang góp phần xây dựng, góp sức tạo nên sự thành bại của doanh nghiệp sẽ là một nước đi thông minh cho mỗi doanh nghiệp. Bởi mỗi doanh nghiệp, tổ chức dù hoạt động hiệu quả đến đâu, có sự phục vụ của rất nhiều những con người tài giỏi thì cũng sẽ có những vấn đề nhất định trong khâu tổ chức bộ máy mà có thể nếu như không tìm hướng khắc phục sớm sẽ để lại những hệ lụy khôn lường trong tương lai. Đo lường mức độ quan tâm của khách hàng đối với sản phẩm/dịch vụ của mình: mỗi khi bạn đưa ra một quyết định kinh doanh mới, việc dành thời gian tìm hiểu thị trường, xem được liệu thị trường đó có lớn không hay cơ hội ở thị trường đó là như thế nào thì thay vì chỉ tham khảo những thông tin đã có sẵn thì bạn hoàn toàn có thể thực hiện một cuộc khảo sát của riêng mình, hướng tới nhóm đối tượng mà bạn đang thực sự muốn hướng tới, và chính bạn sẽ là người có quyền đặt ra những câu hỏi bạn thực sự muốn hỏi, sao cho thông tin đó có ích nhất cho doanh nghiệp, tổ chức của bạn. Qua cuộc khảo sát, bạn sẽ có một cái nhìn khách quan nhất về mức độ quan tâm mà khách hàng của bạn dành cho sản phẩm/dịch vụ của bạn. Biết được sản phẩm/dịch vụ của mình đang phát triển theo đúng hướng: sau khi biết được mức độ quan tâm của khách hàng, bạn sẽ cùng nhóm của mình họp và xem xét lại liệu những gì mình đang làm có đi đúng hướng không, điểm mạnh điểm yếu là gì hay có gì cần thay thế, sửa đổi không. Và từ đó phát triển công ty theo hướng bạn cho là đúng đắn nhất. Biết được mức độ hài lòng của khách hàng: một sản phẩm/dịch vụ được coi là tốt không có nghĩa là nó sẽ mãi giữ được vị thế như vậy. Để một doanh nghiệp giữ vững và phát triển thì đòi hỏi đi cùng với đó là việc công ty phải luôn biết cách cập nhật, phát triển sản phẩm/dịch vụ của mình một cách thường xuyên và theo kịp với xu hướng, nhu cầu của khách hàng. Việc đơn giản nhất bạn có thể làm là hỏi chính những khách hàng đã và đang sử dụng sản phẩm/dịch vụ của mình để tìm ra điều gì họ còn chưa hài lòng, tìm hướng giải quyết phù hợp và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng nhất. Khiến khách hàng thấy họ được tôn trọng: Mỗi khách hàng khi mua một sản phẩm/dịch vụ nào đó, trước khi suy xét đến việc chất lượng sản phẩm/dịch vụ đó đáp ứng đúng nhu cầu của họ, khách hàng luôn tìm đến những doanh nghiệp, công ty mà họ có thể đặt vào đó sự tin tưởng. Đôi khi chỉ với sự tin tưởng, họ cũng sẽ có thể chấp nhận việc sản phẩm/dịch vụ đó chưa thực sự hoàn hảo. Điều mà họ quan tâm là doanh nghiệp đó có thể làm gì để khắc phục điều đó và đem lại cho họ những giá trị mà họ cần. Vì đôi khi điều họ hướng đến là sự gắn bó, đi cùng công ty đó trên một đoạn đường dài, nơi họ có thể yên tâm sử dụng dịch vụ/sản phẩm đó lâu dài mà không phải nghĩ đến việc thay đổi người cung cấp. Chính vì điều đó, việc bạn thực hiện khảo sát cũng phần nào khiến khách hàng của bạn nhận ra bạn đang rất quan tâm đến suy nghĩ, cảm nhận của họ. Tạo mối quan hệ tốt với khách hàng của mình: Mỗi doanh nghiệp sẽ có một cách tiếp cận, chiến lược quan hệ khách hàng khác nhau. Tuy nhiên với những doanh nghiệp có sự kết nối nhất định với khách hàng của mình thì sẽ luôn tạo được một ấn tượng tốt đẹp trong mắt khách hàng, kéo theo đó là sự ủng hộ, gắn bó lâu dài. Nếu bạn biết cách tạo ra một cuộc khảo sát đủ đáp ứng những tiêu chí của một biểu mẫu thân thiện với người dùng, kèm theo đó là một công cụ xây dựng biểu mẫu với những công cụ chuyên biệt giúp giải quyết những vấn đề đó thì xây dựng mối quan hệ với khách hàng sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Bạn có thể trải nghiệm ngay Formtory để tạo ra những cuộc khảo sát phù hợp nhất với doanh nghiệp/ tổ chức của bạn một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Tóm gọn lại..

Biểu mẫu đã luôn hiện diện, giúp chúng ta giải quyết được những khó khăn, vấn đề của cuộc sống hiện đại. Đã đến lúc chúng ta phải thực sự quan tâm, tận dụng những lợi ích tuyệt vời của biểu mẫu đem lại để đưa doanh nghiệp của bạn tới vị thế mà nó đáng có. Là một doanh nghiệp thông minh và luôn biết cách làm mới mình thì việc không tận dụng tiềm năng to lớn của biểu mẫu sẽ là một thiếu sót rất lớn cho doanh nghiệp đó. Để tận dụng hết tiềm năng của biểu mẫu, bạn sẽ cần một công cụ thích hợp giúp bạn giải quyết tất cả những vấn đề đang tồn đọng đó. Với Formtory, tất cả nhu cầu liên quan đến khách hàng hay ngay cả nội bộ cũng sẽ có một hướng giải quyết thích hợp và tối ưu nhất.